Tulisan etika menulis di internet ini adalah pendapat pribadi tentang sopan santun menulis di dunia maya. Seperti yang telah ditulis dalam tulisan sebelumnya tentang etika komunikasi di milis, bahwa dunia maya juga mempunyai aturan-aturan dan sopan santun yang harus kita pahami. Sering sekali seseorang dengan seenak hati menulis di blog, mengirimkan pesan melalui email, mengirimkan atau mempublish dokumen elektronis lainnya (gambar, video, tulisan dan bentuk2 lainnya) tanpa memperhatikan aturan dan etikanya.
E-mail boleh dibilang merupakan penemuan kuno menurut sejarah internet. Namun dengan sejalannya evolusi layanan e-mail, masih ada saja beberapa orang yang belum mengerti etika penggunaan email. Artikel ini memang terkesan sepele, tapi beberapa diantara kita pernah melakukan hal2 berikut, entah karena tidak sadar, atau alasan klasik … malas. Mari kita telusuri satu per satu.
• Formal atau Non-Formal, Siapakan penerima e-mail anda? teman atau klien? Perlukah memakai bahasa yang formal?
• Tujuan Menulis, Tentukan tujuan menulis dari awal, agar tidak melantur.
• Jangan menulis selagi marah, Jika anda sedang marah, atau nuansa hati lagi tidak enak, tundalah penulisan e-mail. Apalagi bila anda menulis balasan hal-hal yang membuat anda marah.
• Penggunaan To, CC, dan BCC, To - Ditujukan untuk lawan bicara anda, CC (Carbon Copy) - Atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan, BCC (Blind Carbon Copy) - Sama dengan CC, tapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.
• Penggunaan Subject, Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.
• E-mail, bukan novel, Menulis e-mail itu cukup singkat saja, langsung ke pokok masalah, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.
• Pemakain huruf besar (semua), Di dunia maya, pemakain huruf besar dianggap menjerit. Jadi hindari hal ini agar tidak memberi kesan yang salah terhadap lawan bicara anda.
• Pemakaian tanda seru, Bila memang diperlukan, cukup satu saja! Tidak perlu sampai berulang kali (!!!!!).
• Signature, Memang enak menggunakan fitur otomatis seperti di MS Outlook. Namun sebagian orang mempunyai kepentingan yang berbeda, contohnya anda tidak mau mencantumkan nomer HP pribadi di setiap e-mail untuk menghindari panggilan2 tengah malam :).
• Periksa ejaan (yang disempurnakan?), Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.
• Polos saja, tanpa hiasan, E-mail paling efektif dengan format plain text, tanpa variasi HTML (termasuk latar belakang warna-warni, plus animasi).
• Attachment, atau lampiran, Tidak semua orang hidup dengan internet berkecepatan tinggi, oleh karena itu pertimbangkan penggunaan layanan online storage untuk lampiran berukuran besar. Jangan lupa menjadikan satu ZIP file untuk lampiran berjumlah banyak, agar tidak kelewatan.
• Read Notification Receipt, Perlukah anda memberi jawaban ke lawan bicara anda bahwa e-mailnya telah diterima? Bila sudah tidak ada di Outbox, berarti e-mail tersebut telah terkirim, meskipun kadang tidak instan.
• Berikan balasan sepantasnya, Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.
• Penggunaan Reply-to-All dan Forward,
• Reply-to-All - Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email.
• Forward - Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.
• Surat Berantai, Pakailah akal yang jernih sebelum anda menekan tombol forward. Tanyalah pada diri anda sendiri, apakah hal tersebut bisa/akan terjadi? Hampir semua surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu. Bukan bos atau klien anda tentunya.
• 24 Jam untuk tindak lanjut, Berilah 24 jam tenggang waktu untuk menindaklanjuti e-mail anda. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send.
Netiquette versi FAU dan Virginia Shea
Aplikasi etis komunikasi virtual banyak menggunakan beberapa pedoman etika dalam penggunannya, namaun etika yang paling populer digunakan adalah etika keluaran Florida University Amerika (FAU) dan seorang netters Verginia Shea. Pada versi FAU beberpa etika yang dikemukakan adalah sebagai berikut :
a. Internet tidak digunakan sebagai sarana kejahatan bagi orang lain, artinya pemanfaatan internet semestinya tidak untuk merugikan orang lain baik secara materiil maupun moril.
b. Internet tidak digunakan sebagai sarana mengganggu kinerja orang lain yang bekerja menggunakan komputer. Contoh riil adalah penyebaran virus melalui internet.
c. Internet tidak digunakan sebagai sarana menyerobot atau mencuri file orang lain
d. Internet tidak digunakan untuk mencuri, contoh pengacakan kartu kredit dan pembobolan kartu kredit.
e. Internet tidak digunakan sebagai sarana kesaksian palsu
f. Internet tidak digunakan untuk mengcopy software tannpa adanya pembayaran
g. Internet tidak digunakan sebagai sarana mengambil sumber – sumber penting tanpa adanya ijin atau mengikuti aturan yang berlaku.
h. Internet tidak digunakan untuk mengakui hak intelektual orang lain
i. Bertanggung jawab terhadap isis pesan yang disampaikan
j. Menggunakan internet untuk keperluan berarti serta saling menghormati antar pengguna internet (www.fau.edu/netiquette)
10 etika ini disebut sebagai “the ten commandements for computer ethics” atau sepuluh perintah etika menggunakan komputer.
Versi lain yang juga menjadi rujukan etika komunikasi virtual adalah netiket yang disampaikan oleh Virgina Shea.
Isi etika tersebut terdiri dari 10 pedoman pula yaitu :
a. Lawan bicara dalam internet adalah manusia, sehingga penempatan diri secara empati perlu dilakukan dalam komunikasi virtual.
b. Gunakan standard perilaku yang sama dalam kehidupan dan komunikasi alam nyata
c. Mampu menempatakan diri dalam dunia maya dengan cara mengenali dahulu anggota komunitas yang online pada jalur tersebut
d. Menghormati secara sesama user juga penggunaan bandwith yang tersedia
e. Berkepribadian yang enak dan harmonis dalam penyusunan kata pesan yang dipampangkan agar lebih memudahkan dalam pemaknaan pesan
f. Membagi semua pengalaman yang ada
g. Mengatasi emosi yang terjadi dalam komunikasi virtual
h. Menghormati hak privacy orang lain
i. Penonjolan karakter adalah sesuatu yang tidak etis dalam proses komunikasi
j. Memberi maaf pada kesalahan yang dilakukan oleh orang lain
Jenis - jenis etika cyber
Ada banyak jenis-jenis etika dalam berinternet.
contohnya adalah:
* Etika menulis email
* Etika menulis blog
* Etika berbagi informasi diinternet
* dll.
Pengertian Cyber Ethics
Etika dalam berinternet biasa disebut dengan cyber ethic (etika cyber).
Cyber ethics adalah suatu aturan tak tertulis yang dikenal di dunia IT. Suatu nilai-nilai yang disepakati bersama untuk dipatuhi dalam interaksi antar pengguna teknologi khususnya teknologi informasi. Tidak adanya batas yang jelas secara fisik serta luasnya penggunaan IT di berbagai bidang membuat setiap orang yang menggunakan teknologi informasi diharapkan mau mematuhi cyber ethics yang ada. Cyber ethics memunculkan peluang baru dalam bidang pendidikan, bisnis, layanan pemerintahan dengan adanya kehadiran internet. Sehingga memunculkan netiket/nettiquette yaitu salah satu etika acuan dalam berkomunikasi menggunakan internet,berpedoman pada IETF (the internet engineering task force), yang menetapkan RFC (netiquette guidelies dalam request for comments)
Sebagai orang yang sering memanfaatkan internet untuk keperluaan sehari-hari sebaiknya kita membaca undang-undang transaksi elektronis yang telah disyahkan pada tahun 2008. Undang undang tersebut dapat didownload dari website www.ri.go.id. Kita dapat langsung membaca bab VII yang mengatur tentang tindakan yang dilarang.
Perbuatan-perbuatan yang dilarang tersebut adalah sebagai berikut:
1. Mengirimkan dan mendistribusikan dokumen elektronis yang bersifat pornografi, judi, mengina dan mencemarkan nama baik, mengancam, membohongi dan menyesatkan, menyinggung SARA dan menakut-takuti.
Jadi mengirimkan email ke seseorang yang benada ancaman bisa dijerat dengan pasal perbuatan terlarang yang menyangkut ancaman.
2. Dengan sengaja tanpa hak mengakses komputer orang lain dengan tujuan memperoleh informasi atau dokumen elektronik, dengan sengaja melakukan pembobolan, penerobosan dan melampui sistem keamanan elektronis.
Jadi mengakses komputer orang lain tanpa ijinpun bisa dituntut ke pengadilan.
3. Melakukan penyadapan terhadap informasi elektronis atau dokumen elektronis.
Yang gemar menggunakan program key logging terjerat dalam perbuatan ini.
4. Melakukan perbuatan yang menyebabkan terganggunya sistem elektronis.
Melakukan spam untuk membuat sebuah website tidak berfungsibisa dikategorikan dalam perbuatan ini.
5. Tanpa hak melakukan penggandaan, mendistribusikan atau memproduksi sesuatu yang digunakan untuk mendukung keperluaan melakukan perbuatan yang dilarang yang telah disebutkan diatas. Jadi sebagai contoh seorang programmer yang dengan sengaja membuat suatu rutin untuk membobol sistem keamanan bank dapat dikenakan ancaman hukuman (kecuali dengan tujuan penelitian, pengujian sistem keamanan bank tersebut dan memang pihak bank menugaskan programmer tersebut)
6. Memanipulasi, mengubah, mengilangkan merusak dengan tujuan menjadikan suatu informasi elektronis atau dokumen elektronis seperti otentik.
Misalkan kita memanipulasi isi transkrip kita dan mengirimkannya sebagai persyaratan untuk melamar beasiswa sudah masuk dalam kategori ini. Apalagi yang dengan sengaja membuat suatu program untuk memalsukan tanda tangan elektronis (yang dimaksud tanda tangan elektronis bukanlah tanda tangan yang discan, tetapi sebuah kunci yang digunakan untuk authentikasi seseorang atau lembaga)
Untuk pembuktian bahwa seseorang melakukan perbuatan terlarang tersebut harus melalui proses pembuktian yang dapat dipertanggungjawabkan. Misalkan seseorang mengirimkan email berupa ancaman harus dibuktikan apakah email tersebut diakses oleh pemiliknya atau orang lain telah membobol email tersebut. Penyidikan tersebut harus memperhatikan integritas data dan prosedur standar internasional untuk penyidikan kasus yang melibatkan bukti elektronis.
Prasarana pendukung pelaksanaan undang-undangan informasi transaksi elektronis seharusnya disiapkan secara maksimal. Sebagai contoh persiapan untuk mengetahui keaslihan bukti digital yang tentu melibatkan bidang digital forensics. Prinsip dasar dalam digital forensics seperti persiapan investigator, pengumpulan data atau bukti, meneliti dan mencermati bukti, menganalis dan melaporkan hasil investigasi harus memenuhi suatu standar yang menjamin proses tersebut valid. Jadi dari semua aspek, orang, alat, metode dan prosedur harus sesuai aturan.
Sebenarnya hal yang paling sederhana yang dapat dilakukan pada saat menulis di dunia maya adalah meningkatkan kehati-hatian. Pikirkan kembali segala sesuatu sebelum menulis di internet. Efek dari tulisan bisa berakibat pada urusan hukum. Tulisan yang dimuat pada media yang tidak dalam kendali misalkan maling list tidak akan bisa dihapus tanpa bantuan administrator. Demikian juga tulisan di blog yang akhirnya menyebar karena dicopy oleh banyak pihak. Untuk itu dalam menulis haruslah dipikirkan tujuan yang hendak dicapai dari tulisan tersebut dan kita siap menanggung resiko dari apa yang kita tulis.
Untuk menulis kita harus memikirkan akibat dari tulisan tersebut lebih lanjut, misalkan tulisan kritik terhadap suatu instansi harus dipikirkan juga dampak tulisan tersebut terhadap instansi tersebut. Adakalanya karena menurutin keinginan setelah kita dirugikan suatu instansi, kita menulisnya dengan tujuan membuat instansi tersebut bangkrut atau menderita. Seharusnya kritik lebih diarahkan untuk membuat pelayanan suatu lembaga meningkat. Kritik yang dimaksudkan untuk membuat suatu lembaga jatuh akan berakibat fatal karena adakalanya ribuan orang menggantungkan penghasilannya dari sebuah lembaga tersebut. Jadi sebelum mengkritik di media online kita bisa melayangkan protes atau keluhan secara langsung kepada lembaga tersebut, jalur hukumpun bisa ditempuh jika protes dan keluhan tersebut diabaikan. Media online bisa menjadi sangat fatal akibatnya karena sifatnya yang sangat mudah menyebar.
Memang benar adanya bahwa kita mempunyai kebebasan berpendapat, tetapi kebebasan berpendapat itu juga ada batasannya yaitu hak orang lain. Selama pendapat tersebut tidak merugikan orang lain dan bermanfaat, kita tidak perlu takut untuk menulis. Yang sering saya tegaskan adalah kita harus mengerti tentang etika menulis, seperti menggunakan inisial untuk menunjuk ke seseorang jika bermaksud mengambil pengalaman tentang suatu kasus. Intinya yang harus dikritik di media adalah tindakan yang salah dan bagaimana solusinya supaya hal itu tidak terjadi lagi.
Referensi : http://isnuansa.com/etika-menulis/
Sabtu, 31 Oktober 2009
Sabtu, 03 Oktober 2009
Device terdistribusi
Teknologi Perkantoran Modern
Pendahuluan
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan perusahaan.
Gambar Model OA
Sumber: CBIS Mc Leod, 2001
Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA.
v Komponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi
- Mendapatkan data, yaitu dengan :
- Mendokumentasikan setiap transaksi
- Kejadiannya apa?
- Kapan terjadinya?
- Berapa banyak dan berapa nilainya?
- Keterangan tentang transaksi
- Memanipulasi data, yaitu dengan :
- Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
- Diurutkan
- Dihitung
- Ditotal
- Menyimpan Data
- Menggambarkan setiap transaksi
- Dalam bentuk database
- Menyiapkan dokumen
- Terbentuk dalam kategori :
- Berdasarkan jenis kejadiannya
- Berdasarkan waktu kejadiannya
Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.
Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan Microsoft Excell berikut ini :
Gambar Tabel Barang
Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain, dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan nilai penjualan.
Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
o Word processing
o Electronic and voice mail
o Computer calendaring
o Audio conferencing
o Video conferencing
o Computer conferencing
o FAX
o Videotex
o Imaging
o Desktop publishing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.
Gambar Sistem Word Processor
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.
· Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-box atau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.
Gambar System Voice Mail
Gambar Sistem Electronic Mail
· Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.
Gambar Sistem Electronic Calendaring
· Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.
Gambar Sistem Audio Conferencing
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server.
· Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon (TELKOM).
· Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Gambar Sistem Video Conferencing
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
o One-way video dan two-way audio
o One-way video dan audio
o Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.
· Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
· FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
· Videotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
o Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
· Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
· Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
· Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
· Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
· Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :
· Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
· Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
· Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
· Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
· Menyediakan sumber daya komputer
· Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
· Menyediakan perlengkapan non komputer
· Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
· Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
· Membuat jadwal pertemuan reguler
· Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
· Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
· Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
· Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Langganan:
Postingan (Atom)
